Naliehavosť konania pôvodne odkladaných či na neskôr presúvaných zasadnutí kolektívnych orgánov obchodných spoločností je v súvislosti so šírením nebezpečnej nákazlivej ľudskej choroby COVID-19 čoraz aktuálnejšia. Spoločnosti potrebujú aj napriek existencii tejto mimoriadnej situácie rozhodovať o schvaľovaní účtovných závierok, prijímať rozhodnutia o obchodnom vedení, rozhodovať o budúcich rozpočtoch a potrebujú prerokovať tiež ďalšie skutočnosti vyvolané napríklad aj súčasnou mimoriadnou situáciou.

Z dôvodu stále platných obmedzení týkajúcich sa cestovania medzi jednotlivými krajinami, ako aj v záujme minimalizácie rizika pri šírení choroby COVID-19 je však nanajvýš vhodné, aby sa zasadnutia kolektívnych orgánov konali v dištančnej forme. Vzhľadom k tomu, že v Slovenskej republike je stále vyhlásená mimoriadna situácia, kolektívne orgány právnických osôb založených podľa predpisov občianskeho práva alebo obchodného práva môžu na základe mimoriadnych opatrení prijatých zákonom č. 62/2020 Z.z. využiť korešpondenčné hlasovanie alebo umožniť členom účasť na zasadnutí takéhoto orgánu prostredníctvom elektronických prostriedkov. Uvedený postup je možný aj vtedy, ak nevyplýva z vnútorných predpisov alebo stanov spoločnosti či inej právnickej osoby, pričom sa primerane riadi príslušnými ustanoveniami Obchodného zákonníka.

Korešpondenčné hlasovanie

Inštitút korešpondenčného hlasovania je primárne určený pre verejné akciové spoločnosti, avšak ako už bolo uvedené vyššie, počas mimoriadnej situácie ho môžu využiť aj iné kolektívne orgány iných právnických osôb.

Korešpondenčné hlasovanie umožňuje akcionárovi (resp. inému členovi kolektívneho orgánu) hlasovať bez jeho účasti na zasadnutí orgánu. Hlasovanie sa vykonáva prostredníctvom hlasovacieho lístka, ktorý hlasujúci doručuje spoločnosti. Hlasovací lístok musí obsahovať tieto náležitosti:

• identifikačné údaje hlasujúceho – v prípade právnickej osoby to je názov a sídlo akcionára, v prípade fyzickej osoby meno a priezvisko, miesto podnikania alebo bydlisko akcionára. Ak je akcionár splnomocnencom, na hlasovacom lístku musia byť uvedené aj údaje o osobe splnomocnenca; splnomocnenec je zároveň povinný k hlasovaciemu lístku pripojiť aj písomné splnomocnenie s úradne osvedčeným podpisom splnomocniteľa;

• identifikácia oprávnenia k hlasovaniu – ak ide o zasadnutie valného zhromaždenia akciovej spoločnosti, na lístku sa uvádza počet akcií, ich menovitá hodnota a podoba (t.j. označenie, či ide o akcie listinné alebo zaknihované), ako aj označenie, či akcie znejú na meno alebo na doručiteľa, ak spoločnosť vydala akcie v oboch formách, a počet akcií na doručiteľa a počet akcií na meno, pri ktorých akcionár vykonáva hlasovacie práva;

Ak ide o hlasovanie v rámci iného kolektívneho orgánu než je valné zhromaždenie akciovej spoločnosti, uvádza sa identifikácia oprávnenia hlasujúceho podľa príslušných interných predpisov (napr. výška obchodného podielu, počet hlasov prislúchajúci v zmysle stanov a pod.);

• identifikácia programu zasadnutia, ku ktorému sa predmetný hlasovací lístok vzťahuje – v prípade zasadnutia valného zhromaždenia akciovej spoločnosti sa program identifikuje uvedením dňa jeho vyhotovenia, spôsobu hlasovania akcionára ku všetkým bodom programu a návrhom uznesení valného zhromaždenia;

Okrem uvedených údajov musí byť na hlasovacom lístku tiež informácia o mieste, dátume a čase vyhotovenia hlasovacieho lístka ako aj prípadné iné skutočnosti súvisiace s výkonom práva hlasovať.

V prípade podpisu listinného vyhotovenia hlasovacieho lístku sa za účelom zabezpečenia overenia totožnosti hlasujúceho vyžaduje úradné osvedčenie pravosti podpisu hlasujúceho (alebo jeho splnomocnenca).  V prípade podpisu elektronického hlasovacieho lístka sa z rovnakých dôvodov vyžaduje podpísanie kvalifikovaným elektronickým podpisom, ktorého kvalifikovaný certifikát musí spĺňať podmienky vyžadované v styku s orgánmi verejnej moci a s kvalifikovanou elektronickou časovou pečiatkou.

Akcionár/spoločník je povinný doručiť spoločnosti zásielku obsahujúcu hlasovací lístok, ktorým vykonáva svoje hlasovacie právo, najneskôr v deň bezprostredne predchádzajúci dňu konania valného zhromaždenia. Pri korešpondenčnom hlasovaní možno hlasovací lístok doručiť iba do vlastných rúk, náhradné doručenie je vylúčené. Skutočnosť, že zásielka obsahuje hlasovací lístok, musí byť jasne a viditeľne vyznačená. Zásielku s hlasovacím lístkom môže otvoriť len osoba poverená sčítaním hlasov za prítomnosti jedného overovateľa zápisnice valného zhromaždenia. Hlasovacie lístky sú prílohou zápisnice z konania valného zhromaždenia. Ak by spoločnosť odmietla prevziať zásielku s označením, že ide o hlasovací lístok, je takýto postup dôvodom na neplatnosť uznesenia valného zhromaždenia.

Účasť a hlasovanie prostredníctvom elektronických prostriedkov

Ďalšou z možností zasadnutia kolektívneho orgánu počas mimoriadnej situácie je účasť prostredníctvom elektronických prostriedkov. Rovnako ako korešpondenčné hlasovanie je aj tento inštitút v čase, kedy nie je vyhlásená mimoriadna situácia, určený iba pre verejné akciové spoločnosti, pričom podmienkou jeho realizácie je zakotvenie tohto spôsobu účasti a hlasovania na valnom zhromaždení v stanovách.

Čo sa týka elektronických zariadení, prostredníctvom ktorých možno zrealizovať zasadnutie kolektívneho orgánu, tieto zákon z dôvodu neustáleho pokroku v oblasti informačných technológii bližšie nešpecifikuje.

Spoločnosti preto môžu využiť tie elektronické prostriedky, ktoré umožnia identifikáciu zúčastnených, riadne overenie hlasujúcich úkonov ako aj priradenie konkrétneho prejavu vôle ku konkrétnemu spoločníkovi/akcionárovi. Zákon zároveň stanovuje, že každý výkon hlasovacieho práva spoločníka/akcionára musí byť podpísaný kvalifikovaným elektronickým podpisom, ktorého kvalifikovaný certifikát musí spĺňať podmienky, ktoré sa vyžadujú v styku s orgánmi verejnej moci, a opatrený kvalifikovanou elektronickou časovou pečiatkou.

Pri výbere konkrétneho elektronického prostriedku je nevyhnutné tiež zohľadniť, aby zvolená forma spĺňala podmienku zákazu zneužitia práv a podmienku povinnosti zaobchádzať za rovnakých podmienok so všetkými akcionármi (resp. inými hlasujúcimi) rovnako. Všetci akcionári resp. všetci členovia kolektívnych orgánov musia mať k danému zariadeniu rovnaký prístup.

Náklady na zabezpečenie zariadenia na elektronickú účasť či hlasovanie znáša spoločnosť, s výnimkou tých nákladov, ktoré vzniknú na strane akcionára/spoločníka v súvislosti s obstaraním a pripojením zaručeného elektronického podpisu a jeho opatrením časovou pečiatkou.

Aj o elektronickom zasadnutí valného zhromaždenia je potrebné spísať zápisnicu ako aj vyhotoviť ďalšie potrebné písomnosti (listinu prítomných, prílohy k zápisnici v zmysle prerokovávaného programu a pod.). Okrem listinnej formy je možné uvedené dokumenty vyhotoviť aj elektronickými prostriedkami, ktoré umožňujúcimi zachytenie obsahu právneho úkonu a určenie konkrétnej osoby, ktorá úkon urobila. Písomná forma bude zachovaná aj v prípade, ak bude právny úkon urobený elektronickými prostriedkami a podpísaný kvalifikovaným elektronickým podpisom.

Hlasovanie „per rollam“ v spoločnosti s ručením obmedzeným

V prípade spoločnosti s ručením obmedzeným môže kolektívny orgán prijímať rozhodnutia spôsobom „per rollam“. Ide o hlasovanie mimo zasadnutia valného zhromaždenia. Takéto rozhodovanie sa realizuje na základe návrhu uznesenia, ktoré sa predkladá spoločníkom na vyjadrenie.

Oprávneným osobami na podanie návrhu uznesenia sú konatelia spoločnosti, spoločník, alebo aj viacerí spoločníci, ktorých vklady dosahujú 10 % základného imania, a v prípade, ak tak určuje spoločenská zmluva, tak aj spoločník s nižším vkladom. Právo na predloženie návrhu uznesenia na hlasovanie per rollam má aj dozorná rada spoločnosti s ručením obmedzeným, ak je zriadená.

Návrh uznesenia sa posiela spolu s oznámením lehoty, do ktorej je potrebné zaslať vyjadrenie na adresu sídla spoločnosti. Zákon nestanovuje minimálnu ani maximálnu dĺžku lehoty, ktorá musí byť zachovaná. Je v záujme iniciátora hlasovania per rollam stanoviť primerane dlhú lehotu na vyjadrenie, aby jednotliví spoločníci stihli vyjadriť svoj názor. Pretože ak sa spoločník z akéhokoľvek dôvodu nevyjadrí (napr. aj preto, že to nestihol), platí, že s navrhovaným uznesením nesúhlasí. Spôsob doručenia návrhu uznesenia na hlasovanie per rollam zákon nešpecifikuje, možno ho teda zaslať poštou, ale aj inými technickými prostriedkami.

Spoločník sa k uzneseniu vyjadruje písomne, ktoré následne doručuje na adresu sídla spoločnosti či už poštou, kuriérom, osobne a pod. Keďže písomná forma je zachovaná aj vtedy, ak je urobená elektronickými prostriedkami, ktoré umožňujú zachytenie obsahu právneho úkonu a určenie osoby, ktorá právny úkon urobila, t.j. aj vtedy, keď je dokument podpísaný zaručeným elektronickým podpisom, takto podpísané vyjadrenie možno doručiť aj prostredníctvom elektronických komunikačných prostriedkov.

Po uplynutí lehoty na doručenie vyjadrenia konatelia spoločnosti oznámia výsledky hlasovania jednotlivým spoločníkom. Pre hlasovanie mimo valného zhromaždenia platia rovnaké pravidlá ako pri hlasovaní na valnom zhromaždení, tak ako vyplývajú zo spoločenskej zmluvy spoločnosti resp. zo zákona. Avšak na rozdiel od hlasovania na valnom zhromaždení sa pri hlasovaní per rollam požadovaná väčšina počíta z celkového počtu hlasov prislúchajúcich všetkým spoločníkom, teda nielen z hlasov prítomných spoločníkov. Inak povedané: za „prítomných“ sa považujú všetci spoločníci.